Dzisiejszy biznesmen spędza godziny u krawca, robiąc dobry garnitur, godziny na lunchu energetycznym, rozmawiając ze swoim kolejnym dużym klientem, a godziny zalewa sugestie lub negocjacje, aby wypróbować ten jeden dostanie ostatni grosz, jaki może dostać. Ważny e-mail, który sam będzie ją kosztował tuzin potencjalnych klientów. Podczas gdy gramatyka i pisownia nie są dla wszystkich, znajomość podstawowych reguł e-mail jest absolutną koniecznością w dzisiejszym świecie biznesu. Oto kilka prostych wskazówek.

Pozwól, aby Twoje narzędzia e-mail działały dla Ciebie

Świat poczty elektronicznej przeszedł długą drogę od Outlook Express. Dzisiejsi klienci poczty e-mail są dość wyrafinowani i są wyposażeni w różnego rodzaju dzwonki i gwizdki, które mogą ułatwić wysyłanie wiadomości e-mail. Sprawdzanie pisowni w e-mailach było kiedyś straszne, ale zostały znacznie ulepszone i większość korzysta z tej samej biblioteki sprawdzania pisowni co Microsoft Word. Jeśli Twój klient e-mail jest stary i nie ma sprawdzania gramatyki ani sprawdzania pisowni, zaktualizuj teraz lub po prostu wpisz i skopiuj / wklej swoje wiadomości e-mail do programu Microsoft Word. Przed wysłaniem wiadomości e-mail sprawdź, jak wygląda format.

Użyj szablonu

Jeśli masz problem z ustawieniem formalnej daty / adresu / tekstu / podpisu w każdym e-mailu, po prostu napisz jeden i zapisz go jako szablon, którego będziesz mógł używać w kółko. Możesz nawet przygotować wiele szablonów dla klientów, których często wysyłasz e-mailem. W ten sposób ciężka praca jest wykonywana, zanim jeszcze zaczniesz.

Unikaj bycia zbyt swobodnym

Ponieważ większość osób nadal postrzega pocztę elektroniczną jako zwykły sposób komunikowania się, jedynym problemem, który kosztuje więcej klientów korporacyjnych niż ktokolwiek inny, jest chęć bycia zbyt przyjaznym i nieformalnym podczas komunikacji z obecnymi lub przyszłymi klientami. Kiedy piszesz profesjonalną wiadomość e-mail, zawsze lepiej jest brzmieć oficjalnie i na palach niż swobodnie i zbyt przyjaźnie. Jeśli masz problemy ze znalezieniem odpowiedniego słownictwa, na biurku będziesz mieć słownik i tezaurus, które możesz przeglądać, aby uzyskać lepszą wymowę. Możesz nawet korzystać ze stron internetowych, takich jak Dictionary.com lub podobnych, aby poszerzyć swoje słownictwo, abyś nie brzmiał nieprofesjonalnie w korespondencji.

Jeśli wszystko inne zawiedzie, poproś o pomoc

Wszyscy wiemy, że w wielu konkurencyjnych środowiskach biurowych proszenie o pomoc jest oznaką słabości. Jeśli jednak chcesz napisać przekonujące e-maile, od czasu do czasu nie wstydź się poprosić o wiadomość e-mail, która zostanie sprawdzona przez biuro innej osoby z angielskim doświadczeniem. Większość szefów uważa za znak dojrzałości prosić o pomoc, a zanim się zorientujesz, jesteś mistrzem formalnej poczty elektronicznej.

Wiele osób uważa, że ​​jeśli możesz napisać przekonujący list, możesz automatycznie napisać przekonujący e-mail. Prawda jest taka, że ​​pisanie przekonujących wiadomości e-mail to wyuczona umiejętność, która wymaga praktyki.